Правова природа довіреності на отримання документів за Цивільним кодексом України

Довіреність на отримання документів регулюється статтями 244-250 Цивільного кодексу України. Згідно зі статтею 244 ЦКУ, довіреністю є письмовий документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами. Довіреність на вчинення правочину представником може бути надана особою, яку представляють (довірителем), безпосередньо третій особі.

Форма довіреності повинна відповідати формі, в якій відповідно до закону має вчинятися правочин (стаття 245 ЦКУ). Цей принцип визначає, чи потрібне нотаріальне посвідчення конкретної довіреності на отримання документів.

Випадки обов'язкового нотаріального посвідчення довіреності на отримання документів

Отримання документів у ЦНАП

Подача або отримання будь-яких документів у Центрі надання адміністративних послуг вимагає нотаріально посвідченої довіреності. Цю вимогу підтверджують веб-портал ЦНАП та юридичні джерела, які вказують на обов'язкове нотаріальне посвідчення для операцій у ЦНАП.

У довіреності на право отримання документів відображається інформація про повіреного: прізвище, ім'я, по батькові та місце його проживання. Додатково можуть вказуватися паспортні дані повіреного та реєстраційний номер облікової картки платника податків. У довіреності обов'язково вказується документ, який необхідно одержати, а також орган, куди має звернутися повірена особа.

Легалізація документів у посольствах

Легалізація документів у посольстві іншої країни вимагає нотаріально посвідченої довіреності. Довірена особа, яка отримує документи з посольства від імені довірителя, має пред'явити оригінал нотаріально посвідченої довіреності з чітко визначеними повноваженнями.

Консульські установи України за кордоном також посвідчують довіреності за тарифами консульського збору. Після посвідчення довіреності в консульстві довіритель відправляє довіреній особі в Україну оригінали оформлених документів. Довірена особа перед тим, як використовувати довіреність, має зареєструвати її у будь-якого нотаріуса в Україні.

Оформлення та отримання документів з ДРАЦС

Отримання дублікатів документів або копій свідоцтв із органів ДРАЦС (про народження, шлюб, розірвання шлюбу, смерть) також потребує довіреності. Хоча законодавство не містить прямої вимоги про обов'язкове нотаріальне посвідчення для цих випадків, органи ДРАЦС можуть вимагати нотаріальну форму залежно від типу документа.

Довіреності, прирівняні до нотаріально посвідчених

Стаття 245 ЦКУ передбачає випадки, коли довіреність може бути посвідчена не нотаріусом, але матиме таку ж юридичну силу.

Довіреності, що прирівнюються до нотаріально посвідчених:

  • Довіреність військовослужбовця або іншої особи, яка перебуває на лікуванні у госпіталі, санаторії та іншому військово-лікувальному закладі, може бути посвідчена начальником цього закладу, його заступником з медичної частини, старшим або черговим лікарем
  • Довіреність військовослужбовця, а в пунктах дислокації військової частини, з'єднання, установи, військово-навчального закладу, де немає нотаріуса чи органу, що вчиняє нотаріальні дії, також довіреність працівника, члена його сім'ї і члена сім'ї військовослужбовця може бути посвідчена командиром (начальником) цих частини, з'єднання, установи або закладу
  • Довіреність особи, яка тримається в установі виконання покарань чи слідчому ізоляторі, може бути посвідчена начальником установи виконання покарань чи слідчого ізолятора
  • Довіреність особи, яка проживає у населеному пункті, де немає нотаріусів, може бути посвідчена уповноваженою на це посадовою особою органу місцевого самоврядування, крім довіреностей на право розпорядження нерухомим майном, довіреностей на управління і розпорядження корпоративними правами та довіреностей на користування і розпорядження транспортними засобами
  • Довіреність суб'єкта права на безоплатну вторинну правову допомогу може бути посвідчена посадовою особою органу, уповноваженого законом на надання безоплатної правової допомоги

Під час воєнного стану відповідно до постанови Кабінету Міністрів України № 164 від 28.02.2022 довіреності військовослужбовців Збройних Сил, інших утворених відповідно до законів військових формувань, а також працівників правоохоронних органів можуть посвідчуватися командиром або начальником цих формувань.

Випадки, коли довіреність може не посвідчуватись нотаріально

Довіреність на отримання заробітної плати, пенсії та поштової кореспонденції

Згідно з частиною 4 статті 245 ЦКУ, довіреність на одержання заробітної плати, стипендії, пенсії, аліментів, інших платежів та поштової кореспонденції (поштових переказів, посилок тощо) може бути посвідчена посадовою особою організації, в якій довіритель працює, навчається, перебуває на стаціонарному лікуванні, або за місцем його проживання.

Для отримання документів з Укрпошти або Нової Пошти довіреність може бути складена у простій письмовій формі. Поштові оператори приймають як нотаріально посвідчені довіреності, так і прості письмові довіреності, якщо вони містять всі необхідні реквізити.

Довіреності від юридичних осіб

Відповідно до статті 246 ЦКУ, довіреність від імені юридичної особи видається її органом або іншою особою, уповноваженою на це її установчими документами. Довіреності від юридичних осіб не вимагають нотаріального посвідчення, оскільки посвідчуються безпосередньо організацією з печаткою та підписом керівника.

Довіреність від юридичної особи на отримання товарно-матеріальних цінностей, документів, поштової кореспонденції оформляється на фірмовому бланку підприємства за підписом директора з печаткою. Така довіреність може використовуватись для представництва в судах, подачі податкової звітності, відносин з іншими державними органами, отримання документів.

Обов'язкові реквізити довіреності на отримання документів

Довіреність на отримання документів повинна містити наступні обов'язкові реквізити:

Основні реквізити:

  • Дата вчинення довіреності (без зазначення дати довіреність є нікчемною згідно зі статтею 247 ЦКУ)
  • Місце видачі довіреності
  • Повні дані довірителя (прізвище, ім'я, по батькові, адреса проживання, паспортні дані, реєстраційний номер облікової картки платника податків)
  • Повні дані повіреного (прізвище, ім'я, по батькові, адреса проживання, паспортні дані, реєстраційний номер облікової картки платника податків)
  • Перелік конкретних документів, які має право отримати повірена особа
  • Найменування організації, установи або органу, де має бути отримано документи
  • Коло повноважень (представництво інтересів, одержання документів, право підпису, тощо)
  • Строк дії довіреності (якщо строк не встановлений, довіреність зберігає чинність до припинення її дії)
  • Підпис довірителя

Строк дії довіреності зазначається словами та визначається роками, місяцями, тижнями, днями. Строк дії не може бути визначений настанням будь-якої події. Довіреність може бути видана на один місяць, три роки або будь-який інший термін. Законодавство України не встановлює обмежень щодо максимального строку дії довіреності.

Передоручення довіреності

Довіреність, видана в порядку передоручення, підлягає обов'язковому нотаріальному посвідченню (стаття 245 ЦКУ). Передоручення можливе після подання основної довіреності, в якій застережено право на передоручення, або після надання доказів того, що представник за основною довіреністю примушений до цього обставинами для охорони інтересів особи, яка видала довіреність.

Строк довіреності, виданої в порядку передоручення, не може перевищувати строку основної довіреності, на підставі якої вона видана. Довіреність, видана в порядку передоручення, не може містити в собі більший обсяг прав, ніж їх передано за основною довіреністю. У довіреності, виданій у порядку передоручення, не допускається передавання повіреній особі права на передоручення.

Реєстрація довіреності в Єдиному реєстрі довіреностей

Після складання нотаріально посвідченої довіреності її дані вносяться до Єдиного реєстру довіреностей. Це електронна база усіх довіреностей, складених на території України. Деякі організації, установи та банки вимагають подавати разом з нотаріальною довіреністю Витяг з цього реєстру як підтвердження реєстрації довіреності.

При посвідченні довіреності на отримання документів у нотаріуса рекомендується одночасно посвідчити нотаріально декілька її копій, які можуть знадобитися повіреному під час здійснення ним повноважень. Це дозволяє уникнути необхідності повторного звернення до нотаріуса для засвідчення копій.

Документи для оформлення довіреності на отримання документів у нотаріуса

Для фізичних осіб необхідно мати паспорт та реєстраційний номер облікової картки платника податків (оригінали від довірителя). Повіреній особі (тій, на кого оформляється довіреність) бути присутньою під час оформлення не обов'язково. Будуть потрібні тільки її дані: прізвище, ім'я, по батькові, адреса прописки, реєстраційний номер облікової картки платника податків, дата народження, паспортні дані.

Для юридичних осіб необхідно мати протокол, наказ, статут, виписку та печатку. Довіреність від імені юридичної особи підписує її керівник. На довіреності від юридичної особи проставляється відбиток печатки.

Припинення представництва за довіреністю

Згідно зі статтею 248 ЦКУ, представництво за довіреністю припиняється у разі:

  1. Закінчення строку довіреності
  2. Скасування довіреності особою, яка її видала
  3. Відмови представника від вчинення дій, що були визначені довіреністю
  4. Припинення юридичної особи, яка видала довіреність
  5. Припинення юридичної особи, якій видана довіреність
  6. Смерті особи, яка видала довіреність, оголошення її померлою, визнання її недієздатною або безвісно відсутньою, обмеження її цивільної дієздатності
  7. Смерті особи, якій видана довіреність, оголошення її померлою, визнання її недієздатною або безвісно відсутньою, обмеження її цивільної дієздатності

У разі смерті особи, яка видала довіреність, представник зберігає своє повноваження за довіреністю для ведення невідкладних справ або таких дій, невиконання яких може призвести до виникнення збитків. З припиненням представництва за довіреністю втрачає чинність передоручення.

Скасування довіреності

Згідно зі статтею 249 ЦКУ, особа, яка видала довіреність, за винятком безвідкличної довіреності, може в будь-який час скасувати довіреність або передоручення. Відмова від цього права є нікчемною.

Для скасування довіреності довірителю необхідно звернутися до нотаріуса із письмовою заявою про скасування довіреності або передоручення. При одержанні такої заяви нотаріус робить відмітку про скасування довіреності на примірнику довіреності, що зберігається у справах нотаріуса, і відмітку в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій.

Особа, яка видала довіреність і згодом скасувала її, повинна негайно повідомити про це представника, а також відомих їй третіх осіб, для представництва перед якими була видана довіреність. Права та обов'язки щодо третіх осіб, що виникли внаслідок вчинення правочину представником до того, як він довідався або міг довідатися про скасування довіреності, зберігають чинність для особи, яка видала довіреність, та її правонаступників.

Законом може бути встановлено право особи видавати безвідкличні довіреності на певний час. Безвідклична довіреність з корпоративних прав видається відповідно до закону, що регулює діяльність відповідних господарських товариств.